Организация и проведение совещаний. Все тонкости

Организация и проведение совещаний – это навык, который неминуемо должен освоить человек, получивший повышение по службе и подчиненных. По меньшей мере, хотя бы один раз в жизни большинству из нас приходилось справляться с этой непростой задачей.

Организация совещаний действительно задача непростая, так как, во-первых, нужно иметь определенную уверенность в себе, чтобы провести совещание успешно, а если такой уверенности нет, то развивать не только это качество, но и свои разговорные навыки и навыки общения, как с подчиненными, так и с коллегами.
В этой статье мы собрали советы, которые помогут тем, для кого организация и проведение совещаний пока что терра инкогнита.

Организация и проведение совещаний требует времени на подготовку

Организация и проведение совещаний потребует для вас некоторых усилий и времени на подготовку такого мероприятия. Быть готовым к проведению совещания означает, что вы привели в порядок свои мысли и хорошо представляете, как и в какой последовательности будет проходить совещание.

Полезно будет отправить повестку дня предстоящего совещания всем его участникам, а также напомнить им, когда и во сколько состоится обозначенное мероприятие.

Организация и проведение совещаний не обходится без пунктуальности

Организация и проведение совещаний
Будьте вежливы и приветливы во время совещаний

Организация совещаний требует создания профессиональной и продуктивной среды. Пунктуальность организатора и ведущего совещания является одним из важнейших аспектов. Ваше опоздание может заставить присутствующих думать, что вы не готовы к совещанию или относитесь к нему не слишком серьезно. Пунктуальность при организации и проведении совещаний также показывает, что вы с уважением относитесь не только к своему, но и к чужому времени.

Будьте вежливы и приветливы при организации совещаний

Обычно совещания у большинства работников той или иной компании ассоциируются с рутиной или «обязаловкой». При организации и проведении совещаний можно исправить эту ситуацию, если вам удастся создать на мероприятии более теплую обстановку.

Начиная проведение совещания с некоторым подъемом, можно попробовать передать свое возбуждение другим участникам совещания. Это поможет им проникнуться важностью мероприятия. Драйв и энергетика организатора и ведущего совещания является ключевым фактором, если вы хотите достичь успеха на поприще организации и проведения совещаний. В следующий раз люди будут приходить на подобные мероприятия с большим желанием, а не бояться, что вынуждены присутствовать на очередном формальном совещании, которое никак не отразится на их ежедневной работе.

Отправляйте напоминания участникам во время подготовки совещаний

При организации и проведении совещаний не забывайте держать участников мероприятия в курсе событий. Люди должны представлять, что ожидает их на совещании, а также не пропустить время его начала.

Если у вас есть заранее согласованные спикеры для конкретного совещания, вы также должны объяснить им, что от них требуется.

Рассылайте напоминания о совещании более активно, чем меньше времени остается до обозначенной даты мероприятия.

Модератор – один из главных людей на совещании

Организация и проведение совещаний
Дайте высказаться на совещании всем желающим

Организация и проведение совещаний – это задача, которую вряд ли способен успешно решить один человек. Не забывайте: во время проведения совещания, вам обязательно понадобится модератор.
От опытного модератора зависит успех проведения вашего совещания. Он способен руководить вашими спикерами, сглаживать непредвиденные ситуации, отслеживать соблюдение выступающими регламента и так далее.

Поощряйте активность участников совещания

Совещание будет эффективным, если каждый участник может свободно высказать на нем свое мнение или выступить с докладом. При организации и проведении совещаний вам стоит поощрять каждого, кто готов делиться с коллегами своими идеями. В то же время организатору совещания следует убедиться, что никто не пытается доминировать, высказывая собственные мысли или не блокирует то, что говорят другие. Важно соблюдать равновесие на площадке для обмена идеями, которая может возникнуть при проведении совещания. Не нужно забывать и об основной повестке дня совещания, следить за тем, чтобы мероприятие проходило в соответствии с намеченным планом его проведения.

Следите за ключевыми темами при проведении совещания

При организации и проведении совещаний нужно следить за тем, чтобы мероприятие не превращалось в балаган. Если ключевая тема совещания уже прозвучала, альтернативные мнения высказаны, обсуждение прошло, нужно подвести итоги, озвучить ожидания и зафиксировать результаты. Пусть все присутствующие проникнуться важностью того, о чем они только что говорили.

У присутствующих стоит поинтересоваться, не желает ли еще кто-нибудь высказаться по ключевой теме совещания или, возможно, у кого-то есть дополнительные пожелания и предложения.

Голосование во время совещания

Организация и проведение совещаний
Как голосовать во время совещаний

Иногда в процессе проведения совещания необходимо провести голосование по тому или иному вопросу. Вы должны заранее продумать, как может проходить такое голосование, а также подготовить для него место.
Впрочем, выбор у организатора совещания невелик. Обычно на таких мероприятиях голосование проводят прямым поднятием рук или организуется тайное голосование, если требуется соблюдение конфиденциальности.

Избегайте посторонних разговоров во время проведения совещаний

Организация и проведение совещаний
Доводите совещание до финала

Важная вещь, которой стоит научиться для эффективной организации и проведении совещаний: избегать на них посторонних разговоров. Это важно для всех участников мероприятий, которые ценят свое время и хотят, чтобы люди выступали по заявленным темам и по ним же устраивали дискуссии. Посторонние разговоры лишь снижают эффективность совещаний и степень уважения к их организаторам.

Финал – важная часть совещания

При организации и проведении совещаний очень важен конечный результат. При этом от организатора требуется умение вовремя поставить точку. Если совещание оканчивается с открытыми вопросами, вряд ли стоит говорить о его эффективности.

Все доклады во время совещания должны быть прочитаны, обсуждения завершены, а вопросы – закрыты. Организатор должен объяснить присутствующим, что им предстоит делать дальше. Если данное совещание было промежуточным, а через какое-то время присутствующие должны оказаться на очередном, то следует сообщить об этом всем участником совещания, пока их внимание сосредоточено на речи организатора совещания.

Сергей Васильев, Онлайн журнал Finemagazin.ru

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *